Informationspflicht gegenüber interessierten Teilnehmern an Veranstaltungen gemäß Art. 13, 14, 21 DSGVO

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen. Ohne Ihre Daten ist es uns leider nicht möglich, Ihre Anmeldung zu bearbeiten.
Unsere allgemeine Datenschutzerklärung zur Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zuge der Nutzung unserer Website www.substrate-ev.org finden Sie unter https://www.substrate-ev.org/datenschutz

2. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Absatz 7 DS-GVO ist der
Gütegemeinschaft Substrate für Pflanzen (GGS) e.V.
Wunstorfer Landstraße 9
D-30453 Hannover
Telefon +49 0511 48189388
Telefax +49 0511 4818287
E-Mail: info@substrate-ev.org
Homepage: www.substrate-ev.org

3. Kontaktdaten des Datenschutzteams
Unser Datenschutzteam erreichen Sie unter info@substrate-ev.org oder unserer Postadresse
Gütegemeinschaft Substrate für Pflanzen (GGS) e.V.
Wunstorfer Landstraße 9
D-30453 Hannover

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung des GGS e.V. zu den folgenden Zwecken:
* Ordnungsgemäße Durchführung der Veranstaltung und Teilnehmermanagement: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Anmeldung zu Veranstaltungen entgegenzunehmen und die Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO – Vertrag - verarbeitet.
* Foto-, Ton- und Filmaufnahmen: Auf den Veranstaltungen des GGS e.V. werden Foto-, Ton- und Filmaufnahmen angefertigt, die in verschiedenen Online- und Offlinemedien veröffentlicht werden (Print, Online etc.). Diese Aufnahmen sind mit der bildlichen Darstellung anwesender Personen verbunden, wobei die Personenauswahl zufällig erfolgt und die Dokumentation der Veranstaltung als solche im Vordergrund steht. Dies gilt auch für Veranstaltungen, die in Kooperation mit Dritten durchgeführt werden. Rechtsgrundlage der Aufnahmen ist das berechtigte Interesse der GGS e.V. (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über seine Verbandsveranstaltungen zu berichten und die Leistungen des Verbandes darzustellen. Sollten Sie im Einzelfall nicht mit der Veröffentlichung Ihrer Person einverstanden sein, teilen Sie dies dem Veranstalter spätestens zu Beginn der Veranstaltung mit.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
* die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zuständigen Mitarbeiter des GGS e.V.,
* Mitveranstalter,
* Referenten,
* externe Dienstleister, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung eingeschaltet werden,
* Sicherheitsbehörden bei entsprechenden Auflagen,
* interne Dienstleister zur Einlasskontrolle,
* gegebenenfalls Partner aus Politik und Ministerien
* und an unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die GGS e.V. verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Planung und abschließenden Durchführung der Veranstaltung und aufgrund geltender Rechtsvorschriften (wie z.B. der Aufbewahrungsfristen von Rechnungsunterlagen im Sinne der steuerrechtlichen Regelungen erforderlich ist.

8. Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Ihnen stehen unter den gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte als betroffene Person zu, die Sie uns gegenüber geltend machen können:

* Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DS-GVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DS-GVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten.
* Recht auf Berichtigung: Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
* Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (1) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (3) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
* Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
* Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
* Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
* Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sodass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DS-GVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, sodass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
* Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DS-GVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu erheben, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die GGS e.V., ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzkoordinator.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon: 0511/120 4500; Fax: 0511/1204599

Stand: März 2025